La conservazione dei documenti assume un’importanza fondamentale specialmente per le aziende e per i professionisti che hanno a che fare con molte carte nel corso del loro lavoro. Forse non tutti sanno che esiste anche una conservazione sostitutiva dei documenti digitali. Infatti attraverso software specifici per l’archiviazione si può operare conservando bene i documenti, per poi recuperarli nel momento in cui se ne presenti eventualmente la necessità. Alcuni documenti, come anche le fatture elettroniche, devono essere conservati anche obbedendo a ciò che dispongono le normative in merito. Ma andiamo per gradi e spieghiamo prima di tutto che cos’è la conservazione sostitutiva.
Come funziona la conservazione sostitutiva
Stiamo cercando di spiegarti come avviene la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Partiamo col dire che la conservazione dei documenti è cambiata in molte sue caratteristiche attraverso il passaggio dai documenti cartacei al digitale.
Alcuni documenti infatti, anche se non vengono redatti originariamente sulla carta, hanno comunque una validità legale molto importante.
Bisogna chiarire che la conservazione digitale o la conservazione sostitutiva non significano esattamente la stessa cosa. La conservazione sostitutiva può essere il frutto della dematerializzazione di un documento che è nato come cartaceo.
Oggi forse sarebbe più esatto parlare di conservazione digitale, visto che molti documenti vengono generati più che altro attraverso dei supporti elettronici. Ma che cosa dice esattamente la normativa a questo proposito?
Che cosa dispongono le norme
Cerchiamo di capire più precisamente che cosa dicono le norme che riguardano la conservazione dei documenti proprio in un periodo in cui la dematerializzazione delle fatture, delle cartelle e di tutto ciò che è cartaceo viene considerata in un più ampio spettro.
Secondo le norme tutti i documenti possono essere digitalizzati. Anche i documenti informatici vanno conservati, ma ci sono delle regole diverse da rispettare rispetto alla conservazione dei documenti fatti di carta.
Il codice dell’amministrazione digitale afferma che è molto importante, quando i documenti vengono conservati digitalmente, che venga assicurata la loro autenticità, la loro integrità e la loro reperibilità.
Come conservare i documenti digitali
La conservazione dei documenti digitali avviene attraverso tre fasi molto precise. Esse sono costituite dal versamento, dall’archiviazione e dalla distribuzione. Nella prima fase i documenti prodotti in formato digitale oppure quelli dematerializzati devono essere versati e quindi consegnati a colui che diventa il responsabile della conservazione.
La consegna avviene tramite un cosiddetto pacchetto di versamento. Il responsabile della conservazione ha il compito di verificare che il pacchetto stesso sia in possesso di tutti i requisiti che lo rendano idoneo.
A questo punto, se si riscontrano tutte le caratteristiche necessarie, il responsabile della conservazione invia al produttore un documento tramite il quale viene attestata la presa in carico del pacchetto. Poi provvede al processo di conservazione vera e propria, generando un pacchetto di archiviazione. A quest’ultimo vengono associate una firma digitale e un’indicazione di carattere temporale.
Infine, la terza fase consiste nel generare il pacchetto in risposta ad un’apposita richiesta. Per esempio un documento digitalizzato o dematerializzato può essere richiesto per la consultazione e quindi il responsabile della conservazione firma il pacchetto, in modo che il documento possa essere consultato debitamente.
Il ruolo del responsabile della conservazione è molto importante, perché è proprio questa figura che viene incaricata di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti che vengono conservati. Ogni azienda ha il dover di agire nominando una persona che agisca come responsabile della conservazione.
Il suo ruolo è molto importante all’interno dei processi aziendali, come per esempio avviene con il responsabile della privacy.
In genere il ruolo di responsabile della conservazione viene svolto da un dirigente dell’azienda o da un funzionario. Le pubbliche amministrazioni devono affidarsi per questa funzione ad una società esterna.